Seis motivos por los que volver al trabajo no significa descartar los escritorios

Por Nicolas Mangon, VP de Autodesk, para Autodesk Redshift

Traducido por SONDA MCO

A medida que algunas empresas empiezan a plantear estrategias para volver al trabajo presencial, se escucha a líderes de varias industrias expresar que el retorno a la normalidad implicaría deshacerse de la mitad de los escritorios. Suena lógico: menos escritorios significan más espacio y más distancia entre las personas. Pero a su vez, este proceso implicaría deshacerse de millones de escritorios. ¿Cómo descartarlos, junto con las toneladas de muebles de oficina que los acompañan?

Pues no es lo que hay que hacer. Es una mala estrategia, ya que se estaría pensando en el corto plazo y no en el futuro. En vez de pensar en llenar de muebles los vertederos de basura, deberían considerarse otras opciones: desde administrar el flujo de gente que entra y sale de un edificio hasta determinar cuántas personas se necesitan realmente en oficina.

A continuación, desarrollo lo que implicaría la vuelta al trabajo en oficina después del coronavirus y como un líder empresarial podría ayudar a la gente a comportarse de una forma distinta con el objetivo de que la vuelta a la normalidad sea más sana y mejor para cada miembro de la empresa.

1. Aprovecha la tecnología existente

Toma consciencia de cuántos cambios ya has hecho con la tecnología que tenías a mano. De la noche a la mañana, las empresas cambiaron el modelo de trabajo de oficina por el de trabajo desde casa. Las videoconferencias reemplazaron a las reuniones. Los recorridos virtuales reemplazaron las visitas a la obra. La tecnología de la nube hizo posible el teletrabajo para empresas enteras. En resumen, el espíritu de “resiliencia” permitió que las empresas y los empleados utilizaran la tecnología existente y la pusieran a trabajar para que el negocio funcionara en cualquier momento y desde cualquier lugar. A medida que se ajusten a cómo será el trabajo en el futuro cercano y no tanto, ten en cuenta lo que ya tienes y cómo puedes utilizarlo con mayor eficacia para cumplir tus necesidades durante el retorno a la oficina. No siempre tienes que empezar de cero.

2. El diseño generativo puede ayudar a reimaginar espacios

Eliminar los escritorios es una solución aparatosa para un problema complicado que resolverá la tecnología y no los remolques. Hay decenas de miles de edificios comerciales en el mundo, además del resto de la infraestructura. No hay manera de que se rediseñen tantos espacios de trabajo utilizando métodos tradicionales; la única manera es cambiar de paradigma.

Aquí entra al juego el diseño generativo. Este tipo de software puede automatizar las mejores opciones para reimaginar y optimizar el espacio para cumplir con los criterios de seguridad contra el COVID-19. Implicaría establecer la distancia necesaria entre un escritorio y otro, y en el espacio de circulación de aire y personas en sentido horizontal y vertical. También es necesario contar con los medios para transformar rápidamente un diseño “normal” en un diseño que cumpla con las normas de seguridad necesarias en oficinas, aeropuertos, universidades y restaurantes. La capacidad de actuar con rapidez y recurrir a un esquema distinto de escritorios, ambientes y circulación para limitar la transmisión de enfermedades te otorga la resiliencia necesaria para el futuro.

3. Los nuevos planteos de diseño también deben servir para el futuro

Es necesario utilizar la tecnología y enfocar el trabajo hacia dos planteos: uno para los próximos seis meses, y otro que pueda adaptarse para otro brote de COVID-19 u otro virus que pueda ocurrir en los próximos dos, cinco o diez años. Cuando pase el coronavirus, las empresas deben tener en cuenta la posibilidad de que tengan que volver a un sistema de trabajo en el que todo se organice para mantener la distancia. Va a hacer falta evaluar cómo funciona naturalmente un espacio de trabajo y luego encontrar la manera de cambiar comportamientos y modificar espacios para mejorar los resultados.

Por ejemplo, algunos programas hacen simulaciones de grupos de gente y movimiento de personas para visualizar, por ejemplo, a niños saliendo al recreo o empleados entrando a un edificio. ¿Suben por la escalera o por el ascensor? ¿Qué grupos se desplazan en cada momento? Quizás sea necesario organizar turnos y distribuir los horarios de llegada de distintos grupos para evitar el contacto cercano y las multitudes en los pasillos.

Este trabajo creará desafíos únicos para los arquitectos, ya que un mismo espacio tendrá que cumplir dos funciones: una en modo crisis, como ahora, y otra en modo normal. Superar estos desafíos asegurará a los líderes empresariales estar listos para lo que venga, para poder hacer una transición inmediata a un modelo de trabajo seguro y confiable para los trabajadores de todos los niveles de la compañía.

4. El trabajo desde casa permanente es una opción real

Para respetar la circulación con distanciamiento, las empresas necesitarán que regrese solo un 25 % del personal a la oficina. Se observa una tendencia de líderes empresariales que creen que no pueden volver todos los empleados a la oficina. Está ocurriendo incluso en empresas de industrias en las que históricamente se resistieron a permitir el trabajo remoto. Un ejemplo son los estudios de abogados. Hay empresas que en el futuro plantearán los espacios como salas de reunión y espacios abiertos de encuentro con clientes. No tendrán necesidad de escritorios para los empleados que trabajan desde casa (que además se benefician de evitar el transporte público y ahorrar el tiempo de viaje). Las oficinas se convertirán en salas de conferencia o centros para informar a clientes sobre los avances.

Esta tendencia podría ser una señal para muchas empresas. En Estados Unidos, es bastante normal que algunos empleados trabajen desde casa, por lo menos ocasionalmente. Es muy común encontrar agendas laborales de tres días en la oficina y tres días desde casa. Sin embargo, en otros países como Japón, todos van a la oficina todos los días. En este tipo de lugares, va a ser difícil implementar el teletrabajo. Llevará un esfuerzo activo de análisis de parte de gerentes y jefes para encontrar la mejor solución para todos.

5. Es hora de repensar los espacios compartidos

Es claro que las oficinas abiertas y los cubículos han llegado a su fin… por lo menos temporalmente. Pero esos no son los únicos espacios compartidos. Las aceras tampoco están preparadas para el distanciamiento social. Para que las personas puedan cruzarse y pasarse, es necesario que sean más amplias. O bien, es necesario un nuevo esquema de circulación para que todos circulen en el mismo sentido. El transporte público y los puntos de trasbordo son espacios que generan ansiedad, por miedo a no tener posibilidad de distanciamiento y estar en riesgo de contraer el virus. A medida que se vuelva a la oficina, cuando se plantea el interior de un edificio, también es necesario tener en cuenta la llegada a esos espacios y cómo hacerla igual de segura para los empleados.

6. Los avances futuros traerán espacios aún más seguros

Al igual que en Autodesk, que está rediseñando el espacio para asegurar la salud y seguridad, las empresas de todo el mundo están imaginando y creando tecnologías que harán que los espacios sean aún más seguros de lo que podemos pronosticar. Todavía no podemos compartir ejemplos, pero sabemos que hay compañías que están creando inventos para desinfectarse o esterilizar objetos de maneras que jamás habríamos imaginado. Otras están considerando la posibilidad de usar robots o drones para las tareas de limpieza.

Los espacios existentes y lo que los rodea pueden adaptarse al igual que lo hicieron las personas en el momento en que el trabajo se transformó de la noche a la mañana, combinando la tecnología y la imaginación. Esa es la base de la resiliencia, y es lo que dará la fuerza a las empresas para enfrentar lo que sea.