Estimar costos de un proyecto puede ser difícil

Cuando su negocio consiste en ofrecer servicios creativos e intelectuales, rápidamente se hace evidente que no todos los proyectos son iguales.

Algunos proyectos son bastante simples y rápidos, mientras que otros son un poco más complejos y requieren extensas horas de trabajo preliminar antes que el trabajo aún pueda comenzar. En ambos casos, hay un paso que es casi universal en cada proyecto: la estimación de costos.

Debido a que está en un negocio de producción de diseños y soluciones que se conciben específicamente para satisfacer las necesidades de sus clientes, hace sentido que los precios de estos proyectos puedan variar. También es razonable esperar que un cliente quiera tener una idea de lo que el proyecto va a costar antes de iniciar sus servicios y realizarlo.

Para algunos propietarios de pequeñas empresas - y algunos no tan pequeños - la estimación representa la más temida de todas las fases de trabajo, pero no tiene por qué ser así.

El secreto para hacer estimaciones más precisas y menos dolorosas es dejar de “adivinar” y empezar a realmente a estimar.

Esto implica dejar de basarse en suposiciones de los costos de tiempo y materiales, y tener una base de datos de los proyectos verificados sobre la que construir una estimación fiable.

¿Suena difícil?

Realmente no lo es si usted sigue estos tres consejos sobre la creación de estimaciones precisas de costos del proyecto.

1 . Informes exactos:
Antes de poder analizar correctamente los datos de costos para una mejor estimación, primero debe disponer de datos precisos. La fuente de los datos sobre los costos más abundante será tabla de tiempos de los empleados. Sin embargo, para que sean precisos, deben reflejar la hora real dedicada a cada fase de cada proyecto. Políticas como "cero tiempo no es facturable " y " mínimo cincuenta horas a la semana " reflejan entornos donde los empleados están obligados a introducir datos inexactos sobre la tabla de tiempos con el fin de satisfacer las políticas no relacionadas con la producción. Asegúrese de que su pequeña empresa cuenta con políticas que fomenten un reporte detallado sobre tabla de tiempos.

2 . Contabilidad Postmortem:
Para hacer uso de cualquier colección representativa de la información de costos, hay que analizarlos. Esto puede ser una tarea desalentadora si se hace análisis de varios proyectos a la vez. Así que tómese su tiempo y lleve a cabo una revisión de los costos y procedimientos al final de cada proyecto. Esto le ayudará a no sólo mantener sus tablas de datos actualizadas y a asegurarse de que no hubo errores en la contabilización de tiempo, sino que también le ayudará a considerar a corto plazo  cambios al crear estimaciones más precisas.

3 . Gestión con los involucrados:
Uno de los aspectos más ignorados de la preparación de las estimaciones de costos es que son muy a menudo preparadas por personas que están muy lejos de la producción real del proyecto. Esto crea una "torre de marfil" -efecto común- en el que las estimaciones reflejan los supuestos que no representan necesariamente las prácticas actuales de producción de manera precisa. Eso puede conducir a estimaciones de los costos que son demasiado bajos y/o sobrecostos. Más preocupante aún, puede conducir a estimaciones de los costos que son demasiado altos y a que los proyectos que se deberían haber ganado terminan siendo tomados por la competencia.

Para evitarlo, tómese el tiempo para involucrar al personal de producción de alto nivel en el proceso de estimación. Pregunte a las áreas de la estimación en las que son pertinentes a su papel en el proyecto actual. Usted puede encontrar las diferencias en las estimaciones de los costos, de ser mucho más preciso.

La creación de estimaciones que representan con precisión los costos de los proyectos es la más oscura de las artes en el mundo de la pequeña empresa. Se necesita una gran cantidad de experiencia y conocimiento para dominar esta habilidad, y es una tarea en constante evolución. A raíz de estas tres sugerencias podrá comenzar a realizar mejores estimaciones.

Si encuentra que sus nuevas estimaciones - más precisas- aún no ganan proyectos, entonces puede haber descubierto el beneficio auxiliar de identificar las áreas de gestión y producción de proyectos que están maduras para su revisión con el fin de reducir los costos, mejorar la rentabilidad de su inversión, o posiblemente utilizar nuevas tecnologías para reemplazar fuera de la fecha de los activos que se están moviendo demasiado lento.

Sea cual sea el resultado, su pequeña empresa no puede dejar de beneficiarse de datos más precisos, en última instancia, convertir conjeturas en estimaciones!.

Para mayor información, visita parada Guesstimating , Empezar estimación .

Tiene una metodología para estimar costos de proyectos? Ha sobre o bajo estimado los costos de un proyecto?, Por favor comparta sus experiencias en la sección de comentarios de abajo (Inglés)

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