6 maneras de ahorrar tiempo y dinero con administración de documentos en la nube

El costo es una consideración importante para los desarrolladores y propietarios cuando se trata de elegir a un contratista y, por lo tanto, mantener el costo competitivo importante para los contratistas. Después de todo, su capacidad de controlar los costos afecta directamente su capacidad de ganar contratos y entregarlos de manera rentable.

Por esta razón, la gestión de documentos de construcción basada en la nube se suele considerar como una medida de control de costos. Y es cierto que los simples ahorros en la reprografía y la impresión por sí solo pueden ser significativos. Pero si simplemente evitar los costos de impresión es su razón para cambiar de los procesos basados en papel, es posible que no sienta todavía que los beneficios superan la inversión. Ya sea debido a problemas de seguridad o simplemente porque el equipo “siempre lo ha hecho de esa manera”, muchos contratistas continúan ejecutando las obras de construccion a la antigua.

Aquí hay seis razones por las que es hora de considerar el cambio.

1. Planos Actualizados
   Obtenga los documentos más recientes en cualquier momento y lugar.
   Cada contratista y subcontratista sabe que los planos y las especificaciones desactualizadas son una de las principales causas de retrabajos en el sitio de construcción. En los sitios que siguen usando papel, cada mañana los equipos de trabajo recogen la última versión de los dibujos y especificaciones del tráiler de la obra y se ponen a trabajar, asumiendo que las actualizaciones pertinentes se han realizado correctamente. El superintendente camina en la obra con los planes maestros en la mano, tomando notas y asegurándose de que todo vaya de acuerdo al plan.
   Mientras tanto, los contratistas comerciales pueden tener preguntas o identificar problemas relacionados con las condiciones actuales del sitio, y necesitan comunicar esos detalles de la cadena. Al final del día, las preguntas, problemas y notas se compilan y se comunican los cambios necesarios. Es de esperar que las preguntas y los problemas puedan resolverse y que los nuevos documentos actualizados se publiquen rápidamente y se distribuyan al equipo. Si, por casualidad, incluso un subcontratista termina operando una copia obsoleta o incorrecta de los planes, el retrabajo es inevitable.
   Con la administración de documentos de construccion basados ​​en la nube, el proceso se ejecuta de manera más suave. Todo el mundo en el sitio de trabajo automáticamente tiene acceso a la última versión, y los comentarios realizados en el conjunto de documentos se envían automáticamente a todos los que necesitan la nueva información. Esto reduce dramáticamente los re-trabajos (y por lo tanto el costo) y mejora la velocidad en que se construye.
2. Continuidad de las anotaciones en los cambios de version
   Nunca pierda sus anotaciones de nuevo!
   Todo el día, el superintendente camina por el sitio de trabajo haciendo anotaciones en su copia de los documentos, con notas personales para revisar más adelante y con notas más generales para compartir con otros miembros del equipo.
   En un entorno de papel, es improbable que estas notas sobrevivan a la siguiente versión de los documentos, especialmente cualquier que él o ella escribió para uso privado. A menos que el Superintendente tome el tiempo para sentarse y transferir las notas meticulosamente a la nueva versión, toda esa valiosa información del sitio se puede perder.
   En un entorno digital, un superintendente puede tomar notas directamente en los documentos y llevarlos automáticamente cuando el documento se actualiza. Del mismo modo, él puede hacer notas visibles para cualquier miembro del equipo de proyecto que necesite verlos. Cuando se ha resuelto un problema, esos comentarios pueden ser cerrados y eliminados de versiones futuras de los documentos, pero se mantiene como un registro en versiones anteriores
3. Planos con Hipervínculos
   En un sitio de trabajo tradicional basado en papel, los subcontratistas y otros miembros del equipo del proyecto tienen cada uno un rollo de planos de proyectos de los que trabajan, normalmente relevantes sólo para su propia parte del trabajo. Por ejemplo, un subcontratista responsable de un sistema particular, tal como HVAC, puede llevar solamente los archivos relevantes para su especialidad. A veces, sin embargo, se hace necesario entender algo sobre los detalles arquitectónicos o estructurales para asegurar que el sistema se instala correctamente.
   En el entorno del papel, el subcontratista camina hasta el remolque de la construcción para consultar los otros dibujos y hacer las anotaciones necesarias. Luego va de nuevo al sitio de construcción para comenzar el trabajo. Cuando se analizan las horas hombre de un proyecto de construcción, el tiempo pasado caminando hacia el remolque y hacia la obra para localizar los archivos correctos se vuelve significativo.
   En un entorno digital, los archivos pueden ser hipervínculos entre sí para que un subcontratista mirando los planos de la HVAC puede hacer clic fácilmente dentro de esos planos para ver los planos de los detalles arquitectónicos y estructurales. Las mejores herramientas de gestión de documentos basadas en la nube identificarán e interpretarán automáticamente los hipervínculos de los detalles en los planos y crearán los hipervínculos para usted. Así que en lugar tener que buscar a través de las páginas, puede profundizar en la información que necesita. Si desea agregar aún más contexto a un dibujo, puede agregar marcas e incluso adjuntar un documento, como una RFI, a la anotacion.
   Los hipervínculos también pueden conducir a un trabajo de mejor calidad, ya que elimina la necesidad del subcontratista de tomar una decisión entre ahorrar tiempo y aclarar un documento relacionado.
4. Mejorar la seguridad
   Una razón por la que algunas empresas optan por continuar con la documentación en papel es que están preocupados por la seguridad. Después de todo, si sabe dónde están físicamente los documentos del proyecto, puede tomar medidas para asegurar que permanezcan privados. En un entorno digital, la amenaza de personas no autorizadas que acceden a sus documentos puede parecer más real.
   Manténgase en control completo con permisos de archivos.
   La verdad, sin embargo, es que los archivos de proyectos digitales, cuando se manejan adecuadamente, pueden ser más seguros que el papel. Los controles de archivos digitales le permiten poner la información correcta en manos de las personas adecuadas, basándose en la configuración de permisos que usted controla. Los permisos se pueden actualizar y los individuos, roles o empresas pueden agregarse y eliminarse fácilmente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
   Y en cuanto a la prevención del robo, la tecnología de seguridad de nube de hoy ha avanzado más allá de la tecnología de años anteriores. Considere que la Agencia de Seguridad Nacional confía en la administración de archivos digitales para almacenar planes de construcción para áreas seguras y que esta misma tecnología da acceso a las mismas empresas de construcción pequeñas y medianas al mismo nivel de seguridad. (para mas informacion ingrese a http://www.autodesk.com/trust/overview )
5. Acceso cuando sea y en donde sea
   En cualquier momento y en cualquier lugar el acceso a los documentos del proyecto es absolutamente crítico para una colaboración eficiente.
   ¿Equipo de diseño en China y la construcción en Nueva York? No hay problema con la gestión de documentos digitales. Pero los beneficios de acceso en cualquier momento y en cualquier lugar van mucho más allá de la fase de diseño. Para empresas como Van Wijnen (una empresa de construcción de 1.400 empleados en los Países Bajos), el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar en el sitio de trabajo significa que los equipos de construcción pueden colaborar y crear sistemas que hagan el trabajo más rápido y mejor.
   Por ejemplo, en el desarrollo residencial de 13 viviendas en donde se llevó a cabo la instalación del BIM 360 Field, las cuadrillas de Van Wijnen agregaron fotos y listas de comprobación que desarrollaron en el sitio, lo que ayudó a que los equipos de otros lugares funcionaran de manera más eficiente. Mientras tanto, eliminaron la necesidad de que los equipos corran de un lado a otro al remolque de la obra para las actualizaciones de archivos.
   “Estamos ganando una ventaja competitiva de hacer las cosas mejor, más rápido y con un costo menor. Una casa que una vez tomó 120 días para construir ahora se puede construir en 60. Esto es con materiales normales y un equipo típico. “- Peter Hutten Gerente General Van Wijnen
6. Impacto ambiental
   Hubo una gran tendencia hace muchos años para los sitios de trabajo sin papel. Los defensores hablaron de los desechos en la construcción que son atribuibles a los materiales, y encontraron que el papel fue un contribuyente importante. Mientras que un sitio completamente sin papel nunca realmente llegó a suceder, es un hecho que la gestión de documentos basados ​​en la nube reduce significativamente el desperdicio de papel y, por tanto, la huella ambiental. Con agencias gubernamentales y empresas que buscan cada vez más materiales y métodos de construcción respetuosos con el medio ambiente, el compromiso de una empresa constructora de reducir el desperdicio de papel continúa desempeñando una ventaja competitiva.
   En conjunto, estos seis beneficios de la gestión de documentos digitales en el sitio de construcción producen un caso de negocio convincente para hacer el cambio. Afortunadamente, la tecnología basada en la nube para documentos de construcción ha alcanzado un nivel de madurez que hace que sea fácil incluso para las pequeñas empresas de construcción para entrar en el juego y lograr eficiencia en costo y en tiempo. ¿Que estas esperando?

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