Diez mejores prácticas para tener un buen equipo de trabajo a distancia

Por Prakash Kota para Autodesk Redshift
Traducido por SONDA MCO

De la noche a la mañana, aparentemente, una crisis inesperada y sin precedentes cayó sobre el mundo: el virus conocido como COVID-19 se propagó de un país a otro y dejó tanto al sector público como al privado tanteando en busca de soluciones, mientras cayeron negocios, se cerraron fronteras, se suspendieron las clases en las escuelas y gran parte de la fuerza de trabajo de todo el mundo se vio forzada a trabajar desde casa.

Pero aunque no se pueda negar que los cambios repentinos y angustiantes son difíciles, los humanos nos adaptamos. Estamos aprendiendo rápidamente a lidiar con esta nueva normalidad que es el aislamiento y distanciamiento social, el cuidado de familiares y la incertidumbre económica. Además, esta pandemia es distinta de las del pasado porque la modernidad nos da una gran comodidad: la capacidad de estar conectados por medio de la tecnología.

Es crítico que las empresas tengan un plan de continuidad del negocio que sea abarcador y asegure que sus productos y servicios sigan disponibles y que sean seguros y confiables para sus empleados y clientes. La seguridad y la salud de los empleados es prioridad número uno, y muchas empresas controlan constantemente los lineamientos relacionados al coronavirus de los gobiernos y organismos de salud para tomar decisiones informadas.

Los gerentes de tecnología e información necesitan una estrategia de TI para ayudar a que las personas sigan productivas desde donde estén, para que funcione mejor la modalidad de trabajo de la actualidad. De esta manera, estarán listos para dar soporte a los trabajadores remotos con tecnología que les permite trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

A medida que evoluciona la situación del COVID-19, muchas compañías se están esforzando por dar apoyo a sus empleados que trabajan desde casa. Aquí encontrarás algunos ejemplos de las soluciones y prácticas para que puedas ofrecer una experiencia agradable a tus empleados.

1. Invierte en SaaS (Software as a Service) y soluciones en la nube
Las herramientas de productividad en la nube como Microsoft O365, Zoom, Slack, Jira o Salesforce permiten trabajar en cualquier lugar. Genera una cultura en la que tus equipos de trabajo colaboren en la nube en plataformas como Microsoft Teams y OneDrive, que les permiten utilizar y editar archivos juntos en tiempo real, aunque estén a miles de kilómetros.

Para no interrumpir el trabajo, es crítico invertir en soluciones flexibles que ayuden a ser productivos y trabajar en equipo sin importar la ubicación ni el dispositivo. Las personas ya pueden hacer casi el mismo trabajo desde su teléfono que desde la computadora.

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2. Asegura el acceso a distancia
Algunos necesitan trabajar en computadoras de escritorio por los requisitos de software o hardware. Los arquitectos, por ejemplo, quizás no puedan llevarse a casa sus robustos equipos de trabajo, pero si se les provee la posibilidad de acceder remotamente a su trabajo desde una computadora personal o una computadora portátil de la empresa, podrán trabajar desde cualquier lado y seguir siendo productivos. Si tus empleados necesitan una computadora portátil, ten en cuenta la disponibilidad limitada y busca conseguirlas cuanto antes, o dales acceso a los datos desde su dispositivo personal para no interrumpir el trabajo incluso si escasean las laptops.

3. Ayuda a dar servicio al cliente
Utiliza una plataforma unificada de contacto (como NICE inContact) que permita que tus especialistas en servicio al cliente y soporte para empleados trabajen desde donde estén sin estar atados a un sistema telefónico. No hace falta que estas soluciones estén agrupadas en un lugar físico. Puedes seguir brindando apoyo oportuno y de alta calidad y al mismo tiempo hacer ajustes a la dirección y priorización de consultas según la disponibilidad de los empleados.

4. No dejes de reclutar talento
Aunque los trabajadores no vayan a la oficina, no quiere decir que las empresas hayan dejado de contratar personas. Puedes hacer algunos ajustes para no tener que dejar de hacerlo. Las reuniones cara a cara se están haciendo por videoconferenica. Tendrás que enviarles una computadora portátil si fuera necesario, y enviarles de manera segura los datos de acceso al sistema de la empresa. Deberás ponerlos en contacto con el servicio técnico para ayudarlos si fuera necesario, y orientarlos en lo que haga falta de manera virtual.

5. Prepárate para atender más pedidos de soporte
Ante todos los cambios en las condiciones de trabajo, va a haber más necesidades de soporte. Asegúrate de que tu equipo técnico tenga suficientes personas y un plan de acción que anticipe estos requisitos. Si es posible, ofrece opciones de auto-ayuda, y facilita la comunicación por varios canales, como bots, Slack, chat, email y teléfono.

6. Comunica con claridad
Puede ser que trabajar desde casa sea un gran cambio para algunos empleados, así que es importante que comprendan cómo acceder al sistema y utilizarlo correctamente. Redacta y envía FAQs, tips y mejores prácticas para ayudarlos en la transición, y sube toda la información a un sitio interno fácil de acceder. Ten en cuenta que puede ser abrumador tener que leer todo para encontrar respuestas específicas. Por ejemplo, para brindar respuestas instantáneas puedes tener un bot automatizado que responda preguntas frecuentes sobre el trabajo remoto.

7. Aprovecha los datos
Cuando ya están todos listos para trabajar a distancia, es importante asegurarte de que estén accediendo a los recursos y utilizándolos bien. Puedes configurar tableros que te muestren el estado y la accesibilidad del sistema. Con estos datos puedes ver si los empleados están activos en el sistema y si logran cumplir con sus tareas. También obtienes información sobre cómo lo usan y te enteras si debes otorgar más licencias o resolver algún problema para que todos sigan trabajando productivamente.

8. Optimiza la red y la infraestructura de tu VPN
Anticípate al aumento del uso de la red virtual privada (VPN, del inglés virtual private network). Para asegurarte que todos tengan buena conexión a la red, comienza por monitorear sel uso y hacer ajustes en el número de licencias y ubicaciones. Además, sé claro al comunicar en qué aplicaciones de las que utilizan tus empleados deben conectarse a la VPN. Por último, actualiza el software y hardware de la empresa para brindar una conexión estable.

9. No descuides la seguridad
Desgraciadamente, durante los sucesos mundiales como este, los hackers pueden intentar aprovecharse de la situación. Utiliza los métodos estándar de seguridad como el doble factor de autenticación, la encriptación de datos y el tráfico seguro. En los dispositivos físicos y escritorios virtuales, utiliza la configuración de seguridad avanzada para asegurar que el acceso remoto a los datos siempre sea seguro.

10. Arma un plan de contingencia
Es importante tener un plan B para solucionar problemas tecnológicos y al mismo tiempo estar al tanto de la información que tiene cada empleado. Por ejemplo, si hay tres miembros del equipo que conocen una contraseña importante, ¿cuál es el plan de acción si ninguno de los tres está disponible? Elabora un plan junto con el centro de operaciones para asegurarte de que la información crítica y el conocimiento están bien guardados. Entonces, si hay miembros que no están disponibles inesperadamente, no se detiene el trabajo.

En tiempos de crisis, para las empresas es un gran beneficio invertir en un modelo de trabajo a distancia y poner a rodar prácticas como estas. Además, aumenta la productividad y la eficiencia del trabajo diario.

Este cambio sin precedente alguno es difícil, y no se puede esperar la perfección en ningún ámbito en este momento de adaptación. Sin embargo, hay un lado positivo: esta crisis está obligando a la humanidad a estar mejor conectada a través de las fronteras, y el resultado será que estaremos más fuertes y resilientes.